Wie es bei Behörden läuft
So sieht das Homeoffice der Gemeinden im Landkreis Forchheim aus
31.1.2021, 07:58 Uhr
Seit Mittwoch müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Homeoffice ermöglichen, um die Ansteckungsgefahr in Büros und öffentlichen Verkehrsmitteln zu verringern. Unternehmen sind also gefordert, entsprechend nachzurüsten. Aber ist das auch in der Verwaltung möglich? Wir haben nachgefragt, ob Mitarbeiter der Behörden im Landkreis bereits von zu Hause aus arbeiten und was weiterhin geplant ist.
"Auch wir müssen kreativ sein und Lösungen anbieten", meint Britta Kurth, Pressesprecherin der Stadtverwaltung Forchheim. Einige ihrer Kolleg/innen nutzen bereits das Modell des mobilen Arbeitens, sie nehmen ihre Aufgaben also abwechselnd im Büro und zu Hause wahr. Um Zahlen zu nennen, sei es allerdings noch zu früh.
Datensicherheit hat Vorrang
"Wir erarbeiten aktuell eine Betriebsvereinbarung. Erst wenn rechtlich alles geregelt ist, wird das Thema Homeoffice bei uns konkreter", erklärt Kurth. Da die Mitarbeiter in Behörden mit persönlichen Daten der Bürger umgehen, muss vor allem in puncto Datensicherheit einiges geklärt und vorbereitet werden. "Wir sind es unseren Bürgern schuldig, das korrekt zu machen", findet Kurth.
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Diejenigen, die aufgrund ihres Aufgabenbereichs schon jetzt von zu Hause aus arbeiten können, reagieren sehr dankbar. Besonders Eltern und Mitarbeiter aus Risikogruppen sind froh, vom heimischen Schreibtisch aus arbeiten zu können.
Auch das Forchheimer Landratsamt arbeitet daran, künftig mehr Heimarbeit zu gewähren. "Zur Zeit bieten wir 74 genehmigte Homeoffice-Plätze mit technischer Ausstattung an. Wir gehen davon aus, dass wir dieses Angebot innerhalb der nächsten zweieinhalb Wochen um weitere 40 Plätze steigern können", berichtet der Geschäftsbereichsleiter für Zentrale Angelegenheiten, Reinhold Göller.
Insgesamt kämen 375 Mitarbeiter aufgrund ihrer Bürotätigkeit für Homeoffice in Frage. Göller sieht allerdings auch die Nachteile, die mit dem Arbeitsmodell einhergehen: "Wer viel von zu Hause aus arbeitet, dem fehlt der Kontakt zu Kollegen und der fachliche Austausch über die tägliche Arbeit."
Derzeit sprächen allerdings zwei besondere Gründe für die Heimarbeit: "Die Reduzierung des Infektionsrisikos und die Betreuung von Kindern oder zu pflegenden Angehörigen sind für uns im Moment ausschlaggebend", betont Reinhold Göller.
Digital nachbessern
Um nachhaltig gut arbeiten zu können, müsse die Digitalisierung aber unbedingt weiter vorangetrieben werden. Das findet auch Stefan Loch, Geschäftsleiter der Gemeindeverwaltung Eggolsheim: "Bisher geht es nicht ohne Papier, aber wir arbeiten daran. Wir stellen den Verwaltungseingang auf Dauer so um, dass Post digitalisiert wird. Bis das funktioniert, dauert es aber noch."
Ob dieser Plan erst durch die Corona-Krise entstanden ist? "Nein, der eigentliche Beschleuniger war unser Eigenantrieb – schon vor Corona. Allerdings gibt es dem noch einmal einen Schub, was wir auch ohne Corona schon vorhatten", sagt Stefan Loch.
Bereits im ersten Lockdown
Durch die frühe Beschäftigung mit dem digitalen Wandel habe die Eggolsheimer Verwaltung bereits im ersten Lockdown schnell reagieren können: "Wir waren technisch schon im März 2020 so gut ausgestattet, dass wir damals etwa die Hälfte der Verwaltungsbelegschaft ins Homeoffice schicken konnten – und das haben wir mittlerweile erweitert", erzählt Loch.
Vor allem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Bauverwaltung und aus Teilen des Finanzwesens könnten diese Möglichkeit wahrnehmen – Bereiche wie der Bürgerservice oder die Kasse müssen hingegen weiterhin vor Ort besetzt sein, da die entsprechenden Aufgaben nicht von zu Hause aus erledigt werden können.
Auch die Verwaltungsgemeinschaft Gräfenberg kommt derzeit nicht gänzlich ohne Präsenzmitarbeiter aus, wie Linda Schwerin erklärt, die sich dort um Personalangelegenheiten kümmert: "Gerade sollen wir ja an pflegende Angehörige FFP2-Masken ausgeben – das kann man natürlich nicht im Homeoffice machen."
Mit Laptop und Headset
Wer überwiegend Bürotätigkeiten nachgeht und zum Beispiel Kinder im Homeschooling zu betreuen hat, wird zu Hause mit Laptop und Headset ausgestattet. Das vorhandene Equipment reicht bislang etwa für die Hälfte der Angestellten, erklärt Linda Schwerin.
Eine weitere Notwendigkeit zum produktiven Heimarbeiten ist eine gute Internetverbindung. Über die freut sich Andreas Kirchner, der als Geschäftsstellenleiter in der Verwaltungsgemeinschaft Ebermannstadt tätig ist. "Das Rathaus verfügt seit Anfang Januar über einen Glasfaseranschluss. Im Rahmen der Umstellung gab es technische Probleme, die sind mittlerweile behoben. Nun funktioniert die Arbeit im Homeoffice weitestgehend reibungslos", so Kirchner.
Besprechungen würden verstärkt per Videokonferenz abgehalten, Akten mehr und mehr elektronisch abgelegt und dadurch organisatorische Hürden beseitigt. "Die Arbeit im Homeoffice ist eine gute Alternative, gerade im Hinblick auf Kontaktbeschränkungen", findet Andreas Kirchner.
Bestmöglich schützen
Im Mittelpunkt der Maßnahmen steht meist, Doppelbesetzungen von Büros zu vermeiden. Das kann die Gemeindeverwaltung in Neunkirchen auch vor Ort gut umsetzen, wie Bürgermeister Martin Walz (CSU) erklärt: "Wir haben vor Jahren ein Gebäude angekauft, das bisher nur zum Teil genutzt wurde. Im Zuge von Corona haben wir es komplett ertüchtigt, sodass wir kaum noch Zweierbüros haben."
So steht inzwischen fast jedem ein Einzelbüro zur Verfügung. "Den Schutz der Mitarbeiter gewährleisten wir also auch unabhängig von Homeoffice, wer aber Kinder betreuen muss oder einen langen Arbeitsweg hat, kann das mobile Arbeiten in Anspruch nehmen," ergänzt Walz.
Insgesamt empfinden die befragten Behördenmitarbeiter Homeoffice auch in Zukunft und unabhängig von Corona als gute Ergänzung zur Büroarbeit. Das aktuelle Ausmaß wird aber wohl nicht mehr in vollem Umfang bestehen bleiben, schätzt Martin Walz die Situation ein. "Wir werden uns in der Mitte treffen, zwischen vorher und jetzt."
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