Millionen Mieter sind von dieser Änderung bei Nebenkostenabrechnung betroffen

Nürnberg - Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Menschen die unliebsamste Post des Jahres. Dank einer Gesetzesänderung haben Vermieter nun auch mehr Freiheit, was das Belegen der Kosten angeht. Was konkret bedeutet das für Mieter?

Jährlich grüßt die Nebenkostenabrechnung. Während früher Mieter teilweise Geld zurückerhalten haben, schaut es durch die gestiegenen Heizkosten mittlerweile ganz anders aus. Wie die "Deutsche Presseagentur" (dpa) im Oktober 2024 mitteilte, muss fast jeder Zweite bei der Heizkostenabrechnung 2023 nachzahlen.

Dass Mieter daher ihre Nebenkostenabrechnung genauer unter die Lupe nehmen wollen, ist verständlich. Sie können eine Belegeinsicht von ihrem Vermieter verlangen, um zu überprüfen, wohin das Geld geflossen ist. Ebendiesen Punkt betrifft die neue Gesetzänderung.

Digitale Belege sind nun möglich

Laut § 556 im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) müssen Vermieter den Mietern alle Belege und Rechnungen bezüglich der Nebenkosten zur Verfügung stellen. Seit dem Jahr 2025 gibt es nun eine Änderung in diesem Gesetz. Wie die Mietrecht-Kanzlei Kotz auf ihrer Website erklärt, haben Vermieter jetzt das Recht, die Belege elektronisch zur Verfügung zu stellen. Dieses Recht wurde im BGB § 556 Vereinbarungen über Betriebskosten, Abschnitt vier verankert. Das Urteil des Amtsgerichts Frankfurt am Main geht aus einem Rechtsstreit zwischen einer Vermieterin und ihrer Mieterin hervor.

Das bedeutet, dass digitale Belege rechtlich zulässig sind, wenn der Vermieter ein papierloses Büro führt. Außerdem müssen die Informationen unverändert und vollständig in den digitalen Belegen aufgeführt sein. Demnach macht es keinen Unterschied, ob die Belege in Papierform oder digital ausgestellt werden. Sie müssen nur vollständig, nachvollziehbar und überprüfbar sein.

Deutscher Mieterbund kritisiert Urteil

Der Deutsche Mieterbund (DMB) kritisiert die Gesetzänderung. Sie würde "keine angemessene Erleichterung im Zusammenhang mit der Belegeinsicht bringen, sondern dazu führen, dass Mieterinnen und Mieter in ihren Möglichkeiten zur Belegeinsicht unangemessen eingeschränkt und ihnen die Kontrolle abgerechneter Betriebskosten zusätzlich erschwert wird", heißt es seitens des DMB auf der Seite von "echo24".

Der DMB befürchtet in seiner Stellungnahme, dass bei der Erstellung der digitalen Kopien Übertragungsfehler oder Manipulationen entstehen könnten. Damit würden Mieter in die Irre geführt werden und eine angemessene Prüfung der Kosten wäre nicht mehr möglich. Demnach findet der DMB, analoge Originale und digitale Kopien seien nicht gleichwertig.

Außerdem bestehe laut DMB die Gefahr, dass Menschen, die nicht mit der Nutzung digitaler Medien vertraut sind, Probleme bei der Belegeinsicht haben könnten.

Formale Kriterien bei digitalen Nebenkostenabrechnungen

Damit die Belegeinsicht der Mieter nicht eingeschränkt wird, wie der DMB befürchtet, gibt es eine Reihe an notwendigen Kriterien, die das Amtsgericht Frankfurt am Main aufgestellt hat.

So müssen sie zum einen inhaltlich vollständig sein. Ist dieses Kriterium nicht erfüllt, können digitale Belege rechtmäßig nicht als Alternative zu Papierbelegen verwendet werden.

Außerdem muss Integrität und Authentizität gegeben sein. Belege müssen also vor nachträglichen Veränderungen geschützt sein, zusätzlich muss ihre Echtheit überprüfbar sein.

Auch muss die Lesbarkeit sichergestellt werden. Daher müssen die Belege in einem Format aufrufbar sein, welches ohne spezielle Software oder andere besondere Kenntnisse benutzt werden kann.

Die digitalen Belege müssen nachvollziehbar sein, man muss also erkennen können, wie sie erstellt, übermittelt und gespeichert wurden.

Abschließend müssen die Vermieter eine langfristige Verfügbarkeit und Archivierung der digitalen Belege sicherstellen. Hier muss der gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungszeitraum eingehalten werden.

Die Kanzlei weist zudem darauf hin, dass bei der Übermittlung digitaler Belege die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten sind. Demnach müssen personenbezogene Daten, die nicht für die Nebenkostenabrechnung relevant sind, unkenntlich gemacht werden.